預り金

「預り金業務は大変」を「カンタン」に変えます

預り金業務のシステム導入前と導入後の違いを比較してみましょう。思い当たる悩みや、実践できたらいいなと思うヒントが見つかると思います。カンタン操作のシステムで、あなたの業務をサポート！業務改善の力を秘めたシステムです。

入力状況に合わせた画面で入力作業を省力化します

導入前

ご利用者の散髪や飲料などの訪問販売の支払い、また収入の伝票は集中で伝票の作成作業に追われてしまうことがあります。

導入後

同じ支払先の伝票を一度にまとめて登録できるので伝票作成がラクになりました。また、毎月発生する伝票であれば登録済みの伝票からコピーしてくるだけなので、一から伝票作成する手間がなくなりました。

導入前

月末などは複数の支払先が集中し伝票の作成が煩雑になります。また、ご利用者ごとの伝票で支払い合計の計算作業も必ず発生してしまいます。

導入後

複数の支払先の伝票を一画面でまとめて入力できて、その日の他の支払い額合計額、収入額、残高まで表示できるので、すぐに確認作業が出来るようになりました。

導入前

まだ問題は発生していないが、ご利用者の財産情報なので情報漏えいや管理面で心配があります。施設としても管理体制を確立したい。

導入後

システムの使用許可の職員ごとのパスワード設定を行い、情報の管理・責任を明確にすることができました。

作業が早くはかどる仕組みがあります

導入前

伝票の支払先ごとや振替の合計の数字を知りたい時に計算作業が発生し、集計すべき伝票を探す確認作業にも時間を取られています。

導入後

伝票チェックリストで全ての伝票を参照することはもちろん、ご利用者ごと、入出金、振替ごとの絞込みや伝票摘要ごとの絞込みも出来るので、確認したい伝票に早くたどり着けるようになりました。また、絞込みした伝票の合計額も自動集計してくれるので、時間短縮されました。

導入前

伺い書作成の際、決裁済みかどうかが不明なので次の作業に移れない事があります。また、印刷の項目や様式変更を指示されると、様式の修正作業が発生します。金融機関の入出金伝票を数多く書かなければいけない為、現場の職員さんに記入作業をしてもらっているのですが、記入間違いや記入漏れの心配も出てきます。

導入後

伺い書に決裁を経たもののみ印刷許可する設定で、印刷作業に移ってよいかが分かるようになりました。また、印刷様式の変更があっても参照画面で即座に変更することも容易になりました。また、各金融機関の入出金伝票に対応できる印刷レイアウトの複数登録が可能なので、膨大な入手金伝票の手書き作業がなくなり、管理担当者一人で全ての伝票を把握できるようになりました。

シンプルな操作で豊富な帳票が出来上がる

導入前

伝票の支払先ごとや振替の合計の数字を知りたい時に計算作業が発生し、集計すべき伝票を探す確認作業にも時間を取られています。通帳に関するもの以外の資料作成にも非常に手間がかかっています。

導入後

伝票データから自動集計されるので、12種類もある帳票は検索ボタンを押すだけで出来上がるので非常にラクです。また、ご利用者の個別の通帳に関する帳票以外にも預貯金状況一覧表やご利用者、ご家族に提出する収支報告書や預貯金状況一覧表もすぐに作成可能になりました。

導入前

口座の残高一覧と元帳・通帳の突合わせチェックを行う際、それぞれの帳票を見比べる必要がある為、煩雑な作業になっています。

導入後

ご利用者の預貯金欄をクリックすると、元帳が表示できるのですぐにチェックを行うことができます。通帳とのチェックには入出金の表示の左右の切り替えもできるので煩わしさがありません。チェックの段階で伝票の修正が生じた場合でも同じ画面から伝票画面を呼び出せるので、少ない操作で作業できます。

忘れがちなことまでフォローしてくれます

導入前

普段扱うことの無い定期預金の管理ができていない。満期日が到来してから処理に追われることがよくあります。

導入後

定期預金の残高一覧表では満期を迎える口座のみの絞り込み検索ができるので、事前に処理の必要な定期預金を把握することができるようになりました。

振込み・引き落とし業務も手間いらず

導入前

ご利用者ごとの伝票から同じ支払先の伝票を集計し、支払先の振込み額を計算して振込み作業を行っていました。支払先によって集計期間が違うため、伝票の日付確認も手間がかかります。ご利用者ごとの引落としも同様に伝票の計算作業を行ってからデータ作成を行っていました。

導入後

既に登録している伝票から支払先ごとに検索がかけられ、集計作業の手間がありません。そのままファームバンキングに振込みデータを送信するだけで作業が完了します。また、支払先ごとに集計期間を個別に設定することができます。ご利用者ごとの引落とし画面で電文の作成済、振替済も確認できて、データ作成の間違いを起こすことはありません。

システム運用で預り金業務が変わります

導入前

預り金業務は伝票作成と伝票をもとに様々な集計作業があり、多くの時間と人数をかけてこなす作業です。
作業の分担をせざるを得ないので、管理者の業務全体の把握や管理も負担が大きいです。

導入後

システム導入で今まで多くの時間をかけていた作業が殆ど消えてしまい、結果作業にかかわる人数を減らすことが出来ました。更に、預り金業務の流れがシンプルに整理され、きちんと管理が出来ているなと感じます。本当に確認が必要な作業にだけ集中できるようになったことも大きな成果です。